Czy przelew z konta firmowego na prywatne jest zgodny z prawem?

Czy każdy przedsiębiorca musi mieć konto firmowe

Zgodnie z prawem, nie masz obowiązku zakładania konta firmowego. Działalność gospodarczą bez konta firmowego mogą prowadzić mikroprzedsiębiorcy, którzy:

• Prowadzą jednooosobową działalność gospodarczą,
• w jednym z dwóch ostatnich lat zatrudniali mniej niż 10 pracowników,
• osiągnęli roczny obrót netto nieprzekraczający 2 mln euro,
• Nie są czynnymi podatnikami VAT.

Jeśli jesteś takim przedsiębiorcą, możesz opłacać składki i podatki w formie gotówkowej, np. przekazem pocztowym. Warto jednak zwrócić uwagę, ze nie jest to wygodne rozwiązanie. Pozostali właściciele firm muszą rozliczać się z ZUS i US za pośrednictwem konta bankowego. Jest jeszcze kilka sytuacji, w których warto prowadzić konto firmowe. O jakie sytuacje chodzi?

Biała lista podatników VAT

Białą listę podatników VAT prowadzi Ministerstwo Finansów. Jest ona dostępna publicznie dla wszystkich podatników VAT. Jeżeli prowadzisz biznes i chcesz zapłacić za fakturę, która przekracza 15 000 złotych, musisz skorzystać z konta firmowego. Ważne jest, aby znajdowało się ono na liście aktywnych podatników VAT. W przeciwnym razie, płatność nie zostanie uznana za koszt uzyskania przychodu. Pamiętaj, że na liście znajdują się tylko konta firmowe.

Mechanizm podzielonej płatności i konto VAT

Są typy płatności, które należy robić przelewem bankowym z konta firmowego. Chodzi o płatności, w których:

• drugą stroną jest inna firma oraz,
• wartość płatności przekracza 15 tys. złotych.

W takich przypadkach musisz skorzystać z podzielonej płatności (split payment). To forma płatności, w której kwota transakcji jest przesyłana na dwa różne konta. Kwota netto trafia na bieżące konto firmowe, a suma podatku VAT – na specjalne konto VAT, powiązane z tym kontem. Taki mechanizm umożliwia szybszy zwrot podatku VAT. To ważne szczególnie przy wystawianiu faktur na kwotę równą lub wyższą niż 15 000 złotych. Pamiętaj, że rachunek VAT nie może być połączony z osobistym kontem bankowym. Jeśli chcesz otrzymać płatność podzieloną, Twoje konto musi być uwzględnione na białej liście podatników VAT.

Ograniczenie płatności gotówkowych

Przedsiębiorców obowiązuje limit kwoty transakcji gotówkowych. Obecnie wynosi on 15 000 złotych. To środek, który ma na celu ograniczenie tzw. szarej strefy w gospodarce. Jeśli Twoja firma go przekroczy, musisz skorzystać z płatności bezgotówkowych. Wtedy przyda Ci się konto firmowe. Pamiętaj, że każda operacja powinna być udokumentowana fakturą VAT.

Przeczytaj również: Na co zwrócić uwagę przy wyborze konta firmowego

Konto firmowe a prywatne w przypadku JDG

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, nie musisz otwierać konta firmowego. Jednak rozważ to, bo takie konto może przynieść Ci wiele korzyści. Dlaczego w przypadku JDG lepiej wykonywać przelewy z firmowego konta niż korzystać z konta osobistego? Dlatego, że takie konto:

• pozwoli Ci oddzielić finanse firmowe od osobistych,
• jest zgodne z przepisami podatkowymi,
• pomoże Ci wykreować profesjonalny wizerunek firmy,
• ułatwi Ci prowadzenie księgowości,
• ułatwi Ci monitorowanie przepływu gotówki w firmie.

Przeczytaj również: Jak założyć firmę przez internet? Poradnik krok po kroku

Przelew z konta firmowego na konto prywatne w JDG

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, możesz łatwo przelewać pieniądze z konta firmowego na prywatne. Pamiętaj jednak, że jako osoba, która prowadzi JDG, ponosisz pełną odpowiedzialność za zobowiązania firmy swoim prywatnym majątkiem. Dotyczy to również majątku Twojego małżonka, nie licząc jego osobistych pieniędzy. Oznacza to, że jeśli Twoja działalność nie przynosi zysków, wszystkie długi, raty leasingowe, składki ZUS i inne opłaty musisz zapłacić z prywatnych pieniędzy. Jednocześnie dochód z działalności automatycznie wpływa na wzrost Twojego prywatnego majątku.

Konto firmowe a prywatne przelewy w przypadku innych form działalności

To, czy możesz przelewać pieniądze z prywatnego konta na firmowe i odwrotnie, zależy od formy prawnej Twojej działalności. Będzie to możliwe, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą. W przypadku każdej innej formy prawnej, nie masz takiej możliwości. Są jednak sytuacje, w których z konta firmowego można robić przelewy na konto osobiste. Mowa o wypłatach:

• wynagrodzeń,
• dywidend,
• czynszu najmu,
• należności za fakturę.

Przeczytaj również: Rodzaje działalności gospodarczych – czym się różnią

Czy konto firmowe można wykorzystać do prywatnych celów

Zastanawiasz się, czy będziesz mieć możliwość, by płacić za zakupy, robić przelewy i wypłacać pieniądze z konta firmowego? Musisz wiedzieć, że wszystko zależy od formy działalności, jaką prowadzisz. Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, mogą łatwo planować wydatki prywatne z konta firmowego. Nie ma tu większych obostrzeń. Nie musisz mieć oddzielnego konta do opłacania prywatnych rachunków czy płacenia za zakupy. Pamiętaj jednak, by nie wliczać prywatnych transakcji w koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Planowanie prywatnych wydatków może być problematyczne również przy kontroli skarbowej.

Nieco trudniej płacić za prywatne rachunki z konta firmowego w spółkach. W tym przypadku, nie możesz robić prywatnych zakupów, korzystając z konta firmowego. Jednak i w tym przypadku są pewne wyjątki. Możesz wykorzystać środki z konta firmowego na prywatne wydatki, jeśli:

• jesteś wspólnikiem spółki, która jest właścicielem konta bankowego i chcesz wypłacić środki w formie zaliczki na poczet zysku lub jako dywidendy,
• jesteś udziałowcem i zamierzasz pobrać środki w postaci odsetek od kapitału udziałowego,
• wykorzystujesz środki z konta firmowego do regulowania wydatków, takich jak zakupy lub opłaty i te środki zostaną oficjalnie uznane za pożyczkę.

W każdym z tych trzech przypadków konieczne jest odpowiednie udokumentowanie transakcji. Te same zasady obowiązują w kontekście wypłaty środków z konta firmowego.

Zespół Bluerank